Kommunales Jobcenter - Start zum neuen Dokumentenmanagementsystem

Effizienzgrad weiter erhöhen: Auftakt des Dokumenten Managementsystem beim Eigenbetrieb Neue Wege Kommunales Jobcenter

Zum offiziellen Startschuss des Dokumenten Managementsystem (DMS) haben Landrat Christian Engelhardt, die Erste Kreisbeigeordnete und zuständige Dezernentin Diana Stolz mit dem Betriebsleiter vom Eigenbetrieb Neue Wege Stefan Rechmann und dem Abteilungsleiter für Moderne Verwaltung Thomas Wieland ins Jobcenter Heppenheim eingeladen. „Für die Entwicklung der Kreisverwaltung ist der Start des DMS ein bedeutungsvoller Termin. Mit der Einführung von DMS bei Neue Wege beginnt die Digitalisierung der Arbeitsprozesse in der Kreisverwaltung. Damit ist der Kreis Bergstraße nicht nur durch den Ausbau von schnellem Internet sowie den öffentlichen und kostenfreien WLAN-Hotspots, sondern nun auch mit der Umsetzung des E-Governments hessenweit vorn mit dabei“, hebt der Bergsträßer Landrat hervor.

Der Eigenbetrieb Neue Wege ist Vorreiter in der Kreisverwaltung für die Einführung des DMS. In der Praxis bedeutet dies, dass keine neuen Akten mehr in Papierform angelegt werden, sondern durch sogenannte E-Akten (elektronische Akten) ersetzt werden. Der Einführungsprozess ist abgeschlossen und ab sofort können die rund 175 Mitarbeiter des Eigenbetriebs in den Echtbetrieb starten. Kommt nun ein Dokument auf dem Postweg in die Verwaltung, so wird dieses in der zentralen Poststelle eingescannt und an den Eigenbetrieb weitergeleitet. Dort werden die Dokumente digital bearbeitet. Schreiben von Neue Wege werden künftig digital per E-Post versendet und durch die Deutsche Post AG zugestellt. E-Post-Nutzer erhalten dann digitale Post, allen anderen Empfängern gehen die Briefe und Schriftstücke wie gewohnt per Briefträger über die Hauspost zu.

„Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden bereits geschult und die Arbeitsplätze aufgerüstet. Von 160 Druckern sind nur noch 25 Stück vorhanden. Wir sind stolz und dankbar, dass unsere Mitarbeiter sich dieser Herausforderung stellen“, berichtet Stolz.

Der Landrat und die Erste Kreisbeigeordnete richteten ihren Dank auch an den Betriebsleiter von Neue Wege und den Leiter der Abteilung Moderne Verwaltung für deren hervorragende Zusammenarbeit.

Bildunterschrift: Thomas Wieland, Abteilungsleiter Moderne Verwaltung, Erste Kreisbeigeordnete Diana Stolz, Landrat Christian Engelhardt und Stefan Rechmann, Eigenbetriebsleiter Neue Wege (v.l.n.r).

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